Regulamin świadczenia usług OurEdi

Niniejszy dokument określa zasady, na jakich firma OurEdi, prowadzona przez Piotra Zielińskiego z siedzibą w Szczecinie przy ul. Grodzkiej 12, świadczy usługi integracji systemów EDI oraz automatyzacji danych B2B. Korzystając z naszych usług lub strony, akceptujesz te postanowienia. Działamy konkretnie, bez lania wody, dlatego prosimy o uważne przeczytanie poniższych punktów.

1. Co oferujemy i jak działamy

Nasza firma zajmuje się technicznym łączeniem Twojego systemu ERP (np. Subiekt, Optima) z zewnętrznymi platformami sieci handlowych i logistycznych. Główne usługi to konfiguracja protokołów AS2 i SFTP, mapowanie plików XML oraz automatyzacja zamówień. Ustawiamy i działa – to nasza zasada. Nie sprzedajemy gotowych pudełek z oprogramowaniem, ale wdrażamy konkretne połączenia, dzięki którym dane płyną bez błędów. Standardowy czas wdrożenia to zazwyczaj 12 dni roboczych, o ile partner handlowy sprawnie przeprowadzi testy po swojej stronie. Od 2017 roku zrealizowaliśmy projekty dla 43 stałych klientów, co pozwala nam na sprawne omijanie typowych pułapek technicznych.

2. Twoje obowiązki jako klienta

Aby automatyzacja miała sens, potrzebujemy od Ciebie dostępu do dokumentacji technicznej Twojego systemu magazynowego oraz przykładowych plików faktur lub zamówień. Jako klient zobowiązujesz się do dostarczania prawdziwych danych. Mniej Excela, więcej automatyzacji to nasz cel, ale system nie zadziała poprawnie, jeśli dane wejściowe będą zawierać błędy merytoryczne (np. złe numery NIP lub błędne kody EAN towarów). Jesteś odpowiedzialny za opłacanie abonamentu zgodnie z wybranym pakietem. Jeśli wysyłasz więcej niż 30 faktur miesięcznie, powinieneś korzystać z pakietu dopasowanego do Twojej skali, aby zachować ciągłość monitoringu.

3. Płatności i pakiety

W OurEdi stawiamy na przejrzyste koszty. Oferujemy trzy główne poziomy obsługi: Pakiet Mały za 240 zł miesięcznie, Pakiet Hurtownia za 580 zł oraz Pakiet Pro za 1100 zł. Cena obejmuje utrzymanie połączenia, monitoring błędów i wsparcie techniczne. Nie pobieramy żadnych prowizji od wartości Twoich faktur. Opłata za wdrożenie nowej sieci jest jednorazowa i zależy od liczby godzin pracy wdrożeniowca – zazwyczaj mieści się to w przedziale 5–7 godzin roboczych. Faktury wystawiamy co miesiąc z 7-dniowym terminem płatności. Brak wpłaty w terminie może skutkować zawieszeniem automatycznego przesyłu danych po uprzednim ostrzeżeniu.

4. Odpowiedzialność i gwarancja działania

Monitorujemy przepływ Twoich plików każdego dnia roboczego. Jeśli system partnera (np. dużej sieci marketów) odrzuci Twój plik, reagujemy zazwyczaj w ciągu 3.2 godziny. Nie odpowiadamy jednak za przerwy w działaniu internetu u Ciebie w biurze ani za błędy leżące całkowicie po stronie systemów IT Twoich kontrahentów. Nasza odpowiedzialność finansowa jest ograniczona do wysokości trzykrotności Twojego miesięcznego abonamentu. Nie obiecujemy cudów, ale gwarantujemy, że zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby Twoja sprzedaż nie zatrzymała się z powodów technicznych. Pamiętaj, że ostateczna weryfikacja poprawności księgowej dokumentów zawsze leży po stronie Twojego działu finansowego.

5. Bezpieczeństwo i własność danych

Twoje dane handlowe, marże i ceny są u nas bezpieczne. Stosujemy szyfrowanie AS2 oraz certyfikaty SSL, których wymagają najwięksi gracze na rynku B2B. Twoje pliki archiwizujemy przez 7 lat na bezpiecznych serwerach. My dostarczamy technologię i skrypty mapujące, które pozostają własnością OurEdi, natomiast wszystkie dane zawarte w dokumentach handlowych należą wyłącznie do Ciebie. Nigdy nie udostępniamy Twoich danych osobom trzecim ani firmom marketingowym. Od 7 lat budujemy zaufanie lokalnych firm w Szczecinie właśnie dzięki temu, że bezpieczeństwo traktujemy priorytetowo.

6. Rozwiązanie umowy i reklamacje

Umowę na obsługę EDI zawierasz na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Chcemy, abyś zostawał z nami dlatego, że system działa, a nie dlatego, że trzyma Cię skomplikowany kontrakt. Jeśli masz uwagi do naszej pracy, napisz bezpośrednio do Marka lub Marty na adres biura. Reklamacje rozpatrujemy w ciągu 14 dni, choć w praktyce większość technicznych spraw wyjaśniamy tego samego dnia roboczego. Wszelkie spory będziemy starali się rozwiązać polubownie w biurze przy ul. Grodzkiej, a jeśli to nie pomoże, właściwym sądem będzie sąd w Szczecinie.

7. Zmiany w regulaminie

Świat technologii i wymogów sieci handlowych szybko się zmienia. Czasem musimy dostosować ten regulamin do nowych przepisów lub standardów plików XML. O każdej ważnej zmianie poinformujemy Cię mailowo z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Jeśli nie zgadzasz się na nowe warunki, masz prawo rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym. Działamy uczciwie – jeśli zmieniamy ceny, zawsze wynika to z rosnących kosztów utrzymania infrastruktury serwerowej lub rozszerzenia zakresu wsparcia, a nie z chęci nagłego zarobku na obecnych klientach.