Wsparcie techniczne i monitoring

Szybka reakcja na błędy w przesyłaniu faktur

Kiedy plik z fakturą utknie w systemie, magazyn w sieci handlowej nie przyjmie towaru. To nie są żarty, bo kary umowne za spóźnienie potrafią wynieść nawet 460 zł za każdą godzinę przestoju u dużego odbiorcy. W OurEdi pilnujemy, żebyś nie musiał sam sprawdzać logów o 6:00 rano. Monitorujemy serwery co 14 minut i widzimy błędy, zanim Twój księgowy w ogóle włączy komputer. Dane płyną bez błędów, bo reagujemy zanim problem stanie się widoczny dla Twojego klienta.

Nasza pomoc techniczna to nie jest anonimowy formularz, na który nikt nie odpisauje przez dwa dni. Jeśli system partnera, na przykład sieci Eurocash czy Dino, zgłosi błąd walidacji, reagujemy średnio w 2 godziny i 14 minut. Mamy obecnie 43 stałych klientów pod opieką i wiemy, że w branży hurtowej liczy się każda minuta przed odjazdem ciężarówki. Rozmawiasz bezpośrednio z technikiem ze Szczecina, który zna Twój format danych na pamięć. Konkret, bez lania wody – naprawiamy usterkę i wysyłamy potwierdzenie.

Co dokładnie kontrolujemy w Twoim systemie?

Nasze systemy automatyczne śledzą poprawność kodów EAN i zgodność cen na zamówieniach z aktualnym cennikiem w Twoim systemie ERP. W październiku 2024 roku wyłapaliśmy 11 błędnych zamówień u jednego z naszych klientów, gdzie cena jednostkowa różniła się o 14% od ustaleń. Dzięki temu uniknięto czasochłonnych korekt i prostowania faktur na etapie rozliczeń. Ustawiamy i działa – to nasza zasada, ale monitoring to ten bezpiecznik, który chroni Twoje pieniądze.

• Codzienna kontrola statusów wysyłki i odbioru plików EDI (faktury INVOIC, zamówienia ORDERS).
• Weryfikacja poprawności technicznej plików XML i EDIFACT przed ich wysłaniem do sieci.
• Szybkie poprawki w mapowaniu danych, gdy partner zmienia specyfikację (np. nowe pola w pliku).
• Miesięczne raporty wydajności: ile plików przeszło, a ile wymagało naszej interwencji.

Systemy EDI wymagają opieki, bo sieci handlowe aktualizują swoje bramki średnio co 4-6 miesięcy. W ubiegłym roku przeprowadziliśmy 22 takie aktualizacje dla naszych klientów, nie przerywając pracy ich działów sprzedaży ani na moment. Mniej Excela, więcej automatyzacji oznacza też, że my bierzemy na siebie kontakt z działem IT Twojego odbiorcy. Jeśli coś nie gra po stronie sieci handlowej, to my tam dzwonimy i wyjaśniamy sprawę techniczną.

Nie jesteśmy najtańsi na rynku, ale jako jedyni w regionie gwarantujemy, że na zgłoszenie krytyczne odpowie człowiek, a nie bot. Jeśli błąd leży po stronie Twojego dostawcy internetu, też o tym powiemy i pomożemy to ustalić. Współpracujemy głównie z firmami, które wysyłają od 85 do 320 faktur miesięcznie i cenią sobie święty spokój. Twoim zadaniem jest sprzedawać towar, naszym – dbać, żeby dokumenty do niego dotarły bez żadnych przeszkód.