Wdrożenie standardu EDI dla producenta mebli ze Szczecina
Uruchomiliśmy pełny obieg dokumentów (zamówienia, faktury, awiza) w relacji z zagraniczną siecią marketów budowlanych.
Firma Meble-Art wysyłała setki krzeseł i stołów do niemieckich marketów, ale dokumenty papierowe i maile ciągle generowały opóźnienia. Nasz zespół OurEdi połączył ich system magazynowy bezpośrednio z bazą odbiorcy, eliminując ręczne przepisywanie danych.
Wyzwanie
Głównym problemem był czas. Pani Beata z biura obsługi klienta spędzała codziennie ponad 3.5 godziny na ręcznym wklepywaniu danych z plików PDF do arkuszy Excel. Często zdarzały się pomyłki w numerach EAN, co w październiku 2023 roku doprowadziło do zablokowania płatności za fakturę na kwotę 4 150 zł. Zagraniczny partner zaczął naliczać kary umowne za brak elektronicznych awiz wysyłkowych, które musiały trafiać do ich systemu minimum 2 godziny przed przyjazdem tira do magazynu w Berlinie. Szczerze mówiąc, panował tam spory chaos dokumentacyjny.
Podejście
Prace zaczęliśmy od spotkania w siedzibie Meble-Art przy kawie, żeby zobaczyć, jak fizycznie wygląda obieg towaru. Nasz 3-osobowy zespół techniczny przeanalizował specyfikację EDIFACT wymaganą przez niemiecką sieć. Zamiast budować wszystko od zera, wykorzystaliśmy gotowe mapowania dla branży meblowej. Skupiliśmy się na trzech kluczowych komunikatach: ORDERS (zamówienie), DESADV (awizo) oraz INVOIC (faktura). Musieliśmy też uporządkować bazę kodów produktów, bo 14 pozycji miało błędne parametry w systemie klienta.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy platformę, która automatycznie przechwytuje zamówienia z serwera FTP odbiorcy i wrzuca je prosto do kolejki produkcyjnej w Szczecinie. Stworzyliśmy moduł generowania awiz wysyłkowych jednym kliknięciem, gdy tylko magazynier zamknie paletę w systemie. Dane płyną teraz bez błędów przez bezpieczne połączenie AS2. Dodaliśmy też prosty panel kontrolny dla zarządu, gdzie widać status każdej faktury bez konieczności dzwonienia do księgowości w Niemczech. Ustawiliśmy to tak, że system sam alarmuje, jeśli zamówienie nie zostanie potwierdzone w ciągu 25 minut.
Rezultaty
System działa stabilnie od połowy listopada 2024 i całkowicie wyeliminował potrzebę ręcznego wprowadzania faktur korygujących wynikających z błędów w druku.
Harmonogram
-
Sierpień 2024Audyt bazy produktowej i weryfikacja 156 indeksów towarowych.
-
Wrzesień 2024Konfiguracja bramki AS2 i pierwsze testy łączności z serwerem w Berlinie.
-
Październik 2024Przeszkolenie 4 pracowników działu logistyki z obsługi awiz DESADV.
-
Listopad 2024Uruchomienie produkcyjne i wysyłka pierwszej partii 47 faktur elektronicznych.
"Obawiałem się, że cyfryzacja nas przerośnie, ale OurEdi wyjaśniło wszystko po ludzku. Teraz Pani Beata zajmuje się szukaniem nowych zamówień, a nie kopiowaniem danych z maili do Excela."