Jak zmniejszyliśmy liczbę błędów w fakturach o 32% w hurtowni

Codzienność pełna literówek i korekt

Hurtownia materiałów budowlanych, z którą zaczęliśmy współpracę w październiku 2023 roku, borykała się z ogromnym chaosem w papierach. Każdego ranka pani Aneta z księgowości otrzymywała około 43 nowych faktur od dostawców w formie plików PDF. Jej praca polegała na otwieraniu każdego pliku i przepisywaniu numerów NIP, stawek VAT oraz długich kodów produktów do systemu magazynowego. Było to zajęcie nużące, zajmujące średnio 3.2 godziny dziennie, co przy ośmiogodzinnym dniu pracy stanowiło prawie połowę jej czasu. Najgorsze były jednak pomyłki – wystarczyło jedno zero za dużo w kodzie towaru, aby stan magazynowy przestał się zgadzać, co wychodziło dopiero przy wysyłce do klienta.

Analiza przeprowadzona przez nasz zespół OurEdi wykazała, że co szósta faktura zawierała błąd wynikający z pośpiechu lub zmęczenia. W skali miesiąca oznaczało to około 87 błędnych wpisów, które wymagały późniejszego odkręcania, telefonowania do dostawców i wystawiania not korygujących. Właściciel firmy przyznał szczerze, że te drobne pomyłki kosztowały go około 2400 zł miesięcznie w samym czasie poświęconym na naprawianie błędów. To właśnie wtedy zapadła decyzja, że musimy ustawić automatyczny obieg danych, aby dane płynęły bez błędów prosto z systemów dostawców do ich bazy danych.

Ręczne przepisywanie faktur to nie tylko nuda, to przede wszystkim ukryty koszt, który zjada marżę każdego małego biznesu.

Pięć tygodni od bałaganu do porządku

Proces zmian rozpoczęliśmy 12 listopada od mapowania dokumentów trzech największych dostawców hurtowni. Zamiast budować wielkie i drogie systemy, użyliśmy prostego konwertera XML, który dostosowaliśmy do specyficznych potrzeb klienta. Nasz dwuosobowy zespół, Marek i Jacek, spędził dwa dni w siedzibie firmy na Prawobrzeżu, aby dokładnie zrozumieć, jak wyglądają ich indeksy towarowe. Okazało się, że kluczem do sukcesu nie jest skomplikowana technologia, ale precyzyjne ustawienie reguł sprawdzających. Nasz system OurEdi został skonfigurowany tak, aby odrzucać każdą fakturę, w której suma kontrolna VAT nie zgadza się z wartością netto o więcej niż 1 grosz.

W trzecim tygodniu wdrożenia, dokładnie 28 listopada, uruchomiliśmy testową transmisję danych. Pierwsze 12 faktur przeszło przez system w mniej niż 14 sekund, co wzbudziło niedowierzanie u personelu biurowego. Zamiast ręcznego wklepywania, pani Aneta musiała jedynie zatwierdzić gotowy szkic dokumentu w systemie. Usunęliśmy potrzebę dotykania klawiatury przy wprowadzaniu danych adresowych czy terminów płatności. Wszystko działo się w tle, a my monitorowaliśmy logi, aby upewnić się, że żaden przecinek nie został przesunięty w niewłaściwe miejsce podczas przesyłania plików między serwerami.

Konkretne liczby po dwóch miesiącach

Po pełnych dwóch miesiącach od startu systemu, czyli pod koniec stycznia 2024 roku, zebraliśmy twarde dane. Liczba błędów w fakturach spadła o 32% w porównaniu do analogicznego okresu rok wcześniej. To nie jest liczba wyssana z palca – dokładnie policzyliśmy wystawione korekty. Księgowość odzyskała 14 godzin w każdym miesiącu, które teraz przeznacza na analizę kosztów i windykację należności, zamiast na patrzenie w tabelki Excela. Co ważne, czas od otrzymania faktury PDF od dostawcy do jej zaksięgowania skrócił się z 2 dni do zaledwie 15 minut. To pozwoliło firmie szybciej rozliczać się z podwykonawcami i unikać kar za nieterminowe płatności.

Właściciel hurtowni zauważył jeszcze jedną korzyść, o której wcześniej nie myśleliśmy. Dzięki temu, że stany magazynowe są teraz aktualizowane niemal w czasie rzeczywistym, handlowcy przestali sprzedawać towar, którego fizycznie nie było na półkach. Wcześniej takie sytuacje zdarzały się 4-5 razy w miesiącu przez opóźnienia w księgowaniu dostaw. Teraz dane są w systemie, zanim paleta zostanie zdjęta z samochodu. To pokazuje, że automatyzacja EDI to nie tylko luksus dla wielkich sieci handlowych, ale realne narzędzie dla firm zatrudniających 9 czy 12 osób.

Ustawiamy i działa. Teraz handlowcy wiedzą co mają na stanie, a księgowość nie musi zostawać po godzinach.

Jak zacząć bez wielkich inwestycji?

Wiele firm boi się, że wdrożenie EDI wiąże się z wydatkami rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. Nasze podejście w OurEdi jest inne – skupiamy się na szybkich efektach przy rozsądnych kosztach. Dla tej konkretnej hurtowni koszt wdrożenia zwrócił się po zaledwie 4 miesiącach pracy systemu. Nie oferujemy skomplikowanych szkoleń, bo nasz panel jest tak prosty, że 40-letni pracownik opanowuje go w 20 minut. Mniej Excela, więcej automatyzacji – to nasza zasada, której trzymamy się przy każdym z 43 stałych klientów, których obecnie obsługujemy.

Jeśli Twoja firma wciąż tonie w papierach, dobrym krokiem jest audyt jednej wybranej ścieżki dokumentów. Zazwyczaj zaczynamy od faktur zakupowych, bo tam pomyłki bolą najbardziej. Nie musisz od razu automatyzować wszystkiego. Możemy zacząć od jednego dostawcy, sprawdzić jak to działa w praktyce i dopiero wtedy dołączać kolejne podmioty. W OurEdi stawiamy na konkret, bez lania wody. Jeśli widzimy, że w Twoim przypadku automatyzacja nie przyniesie oszczędności, powiemy Ci to prosto w twarz. Jesteśmy małym zespołem ze Szczecina i zależy nam na relacjach, a nie na wciskaniu rozwiązań na siłę.