Skrócenie czasu księgowania faktur o 64% dla hurtowni spożywczej
Zastąpiliśmy ręczne wprowadzanie danych z 132 faktur tygodniowo automatycznym importem do systemu ERP Subiekt.
Hurtownia PolHurt ze Szczecina każdego ranka przyjmowała dostawy od 23 różnych producentów żywności. Pani księgowa spędzała 4 godziny dziennie na samym przepisywaniu danych z papierowych dokumentów do programu Subiekt GT.
Wyzwanie
Głównym problemem była liczba dokumentów. Hurtownia obsługuje 132 faktury tygodniowo, a każda z nich ma od 15 do 45 pozycji asortymentowych. Przy ręcznym wpisywaniu cen i kodów towarów błędy zdarzały się średnio w co 9. dokumencie, co wychodziło dopiero przy inwentaryzacji.
Dodatkowo dostawcy często zmieniali ceny bez uprzedzenia. Księgowość dowiadywała się o tym dopiero po wbiciu faktury do systemu. Powodowało to zamieszanie w marżach i stratę około 840 zł miesięcznie przez błędnie naliczone ceny sprzedaży. Właściciel chciał, aby dane płynęły bez błędów i bez udziału klawiatury.
Podejście
Do projektu wyznaczyliśmy 3-osobowy zespół: analityka procesów, programistę od Subiekta oraz opiekuna klienta. Pracę zaczęliśmy od zebrania wzorców plików od wszystkich 23 dostawców. Okazało się, że tylko 4 z nich wysyłało poprawne pliki XML, reszta używała PDF-ów lub Exceli.
Zamiast zmuszać dostawców do zmian, postawiliśmy na nasz system konwersji danych. Przez pierwsze 3 tygodnie testowaliśmy importy na kopii bazy danych klienta, aby mieć pewność, że stany magazynowe i stawki VAT zgadzają się co do grosza. Skupiliśmy się na tym, by system sam wyłapywał różnice w cenach zakupu większe niż 0,5% w stosunku do ostatniej dostawy.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy moduł OurEdi, który automatycznie pobiera e-maile z fakturami i sprawdza ich zawartość. System rozpoznaje pozycje na fakturze i dopasowuje je do kartoteki w Subiekcie. Jeśli produkt jest nowy, system tworzy szkic kartoteki do akceptacji przez magazyniera.
Stworzyliśmy też prosty panel kontrolny dla księgowej. Teraz zamiast wpisywać dane, tylko je zatwierdza jednym kliknięciem. Cały proces odbywa się w tle – faktura pojawia się w systemie ERP w ciągu 3.2 minuty od odebrania maila od dostawcy. Dodaliśmy też blokadę, która nie pozwala przyjąć faktury, jeśli numer NIP dostawcy nie zgadza się z białą listą podatników VAT.
Rezultaty
Dzięki automatyzacji czas księgowania spadł z 20 godzin do około 7 godzin tygodniowo. Księgowa może teraz zająć się windykacją należności zamiast klepaniem faktur, a błędy w cenach zakupu zostały wyeliminowane na etapie importu.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt formatów dokumentów u 23 dostawców.
-
Kwiecień 2024Konfiguracja serwera OurEdi i mapowanie pól do Subiekta.
-
Maj 2024Testy importu na grupie 5 największych dostawców.
-
Czerwiec 2024Pełne uruchomienie i szkolenie dla 2 pracowników księgowości.
"Szczerze mówiąc, bałem się, że to będzie za trudne dla moich ludzi. Jednak po 2 tygodniach nikt nie chce wracać do starego systemu. Faktury po prostu są w komputerze same z siebie."