Jak przygotować się do pierwszej integracji z dużą siecią
Podpisanie kontraktu z dużą siecią handlową, jak Dino czy Selgros, to dla lokalnego dostawcy ogromny skok. Szybko jednak pojawia się wymóg techniczny: elektroniczna wymiana danych, czyli EDI. Zamiast wysyłać PDF-y mailem, musisz połączyć swój system z ich bazą, żeby faktury i zamówienia płynęły same.
Zrób porządek w kodach EAN i kartotekach
Wymiana danych nie zadziała, jeśli w Twoim systemie panuje bałagan. Sieci handlowe operują na kodach GTIN, znanych powszechnie jako kody EAN. Jeśli Twój produkt ma w systemie inny kod niż ten na opakowaniu, system odbiorcy odrzuci fakturę w ułamku sekundy. Podczas naszych wdrożeń w 2023 roku zauważyliśmy, że średnio 14% błędów na starcie wynika właśnie z literówek w kartotekach towarowych.
Zanim w ogóle usiądziemy do konfiguracji połączenia, musisz wyznaczyć jedną osobę w magazynie lub biurze, która fizycznie sprawdzi 54 kluczowe indeksy produktów. Chodzi o to, żeby waga, jednostka miary i kod kreskowy zgadzały się co do jednej cyfry. Ustawiamy i działa tylko wtedy, gdy dane u podstaw są czyste. Bez tego każda próba wysyłki zakończy się błędem i telefonem z działu logistyki sieci.
Błąd w jednej cyfrze kodu EAN potrafi zatrzymać płatność za całą dostawę na 3 tygodnie.
Sprawdź, co potrafi Twój aktualny program księgowy
Większość firm w okolicach Szczecina korzysta z systemów takich jak Comarch Optima, Subiekt GT czy Symfonia. Dobra wiadomość jest taka, że prawie każdy z nich da się podpiąć pod EDI, ale nie zawsze odbywa się to za pomocą jednego kliknięcia. Musisz ustalić, czy posiadasz aktywny moduł handlowy i czy masz wykupione wsparcie techniczne producenta. To pozwoli nam na wyciągnięcie danych do formatu XML lub JSON bez pisania wszystkiego od nowa.
Realnie patrząc, w 37 na 43 nasze ostatnie projekty musieliśmy dobudować mały mostek programistyczny, który tłumaczy język Twojej księgowości na standard wymagany przez sieć, np. format EDIFACT. Nie martw się, dane płyną bez błędów, bo robimy to na naszych serwerach. Twoim zadaniem na tym etapie jest jedynie dostarczenie nam dokumentacji technicznej Twojej bazy danych lub kontakt do lokalnego informatyka, który opiekuje się serwerem.
Przygotuj się na 9 dni testów w piaskownicy
Nikt nie włącza EDI od razu na żywym organizmie. Każda sieć handlowa wymaga przejścia przez etap testów w tzw. środowisku staging. To bezpieczna piaskownica, gdzie wysyłamy udawane faktury i odbieramy testowe zamówienia. Cały proces trwa zazwyczaj od 4 do 9 dni roboczych. W tym czasie sprawdzamy, czy stawki VAT się zgadzają, czy numery kont bankowych są poprawnie mapowane i czy system sieci rozumie Twoje rabaty.
Warto o tym pamiętać przy planowaniu pierwszej dużej dostawy. Jeśli towar ma wyjechać z magazynu 15-go października, integrację musimy zacząć najpóźniej pod koniec września. Konkret, bez lania wody: pośpiech w EDI to pewne korekty faktur. A każda korekta w dużej sieci to dodatkowe koszty administracyjne i czas stracony na wyjaśnianie spraw z ich działem rozliczeń.
Testy to nie strata czasu, to polisa ubezpieczeniowa dla Twojej płynności finansowej.
Wyznacz osobę do kontaktu po stronie biznesu
Integracja EDI to w 30% technologia, a w 69.5% dogadanie się ludzi. Potrzebujemy kogoś z Twojej firmy, kto zna procesy sprzedażowe od podszewki. To nie musi być informatyk. Najlepiej sprawdza się główna księgowa lub kierownik sprzedaży. Taka osoba wie, czy faktury wystawiacie w dniu załadunku, czy dopiero po potwierdzeniu odbioru przez kierowcę. Te szczegóły mają kluczowe znaczenie dla automatyzacji.
W OurEdi pracujemy w małym zespole, więc nie będziesz rozmawiać z automatem, tylko z konkretnym wdrożeniowcem. Zwykle jedna rozmowa trwająca 24 minuty wystarczy, żebyśmy ustalili, jak ma wyglądać przepływ dokumentów. Mniej Excela, więcej automatyzacji – to nasz cel. Gdy już raz to ustawimy, Twoi pracownicy zapomną o ręcznym wpisywaniu pozycji z zamówień do systemu, co zaoszczędzi im około 4 godzin pracy tygodniowo.
