Automatyzacja zamówień: koniec z przepisywaniem z PDF

Dlaczego PDF to utrapienie dla Twojej hurtowni?

Plik PDF, choć wygląda czytelnie na ekranie monitora, dla tradycyjnego programu księgowego czy magazynowego jest tylko martwym obrazkiem. Gdy Twój klient z innej części Polski przesyła zamówienie na 47 różnych pozycji, Twój pracownik musi poświęcić około 35 minut, aby dokładnie przepisać każdy indeks, ilość oraz cenę do systemu Subiekt lub Optima. To praca nużąca, która sprawia, że pod koniec dnia, około godziny 15:30, czujność drastycznie spada. Widzimy to u wielu naszych klientów ze Szczecina, zanim zdecydują się na zmiany.

Statystyki z naszych ostatnich 14 wdrożeń pokazują, że przy ręcznym przepisywaniu błąd pojawia się średnio raz na 23 zamówienia. Może to być prosta literówka w kodzie EAN, która sprawia, że zamiast soku pomarańczowego na rampę wyjeżdża sok jabłkowy. Naprawa takiego błędu to nie tylko ponowna wysyłka, ale też koszt transportu zwrotnego, który w marcu 2024 roku wynosił średnio 145 zł za jedną paletę. Naszym celem w OurEdi jest wyeliminowanie tych kosztów poprzez bezpośredni przesył danych między systemami.

Mniej Excela, więcej automatyzacji – to nie jest tylko hasło, ale realna potrzeba firm, które chcą rosnąć bez zatrudniania kolejnych trzech osób do wprowadzania danych. Obecnie obsługujemy 43 stałych klientów, którzy wcześniej marnowali setki godzin rocznie na kopiowanie tekstu z okna PDF do okna programu sprzedażowego. Dzięki automatyzacji ten proces dzieje się w tle, a pracownicy mogą zająć się faktyczną obsługą klienta lub planowaniem dostaw.

Błąd w jednej cyfrze kodu EAN kosztuje średnio 145 zł za transport zwrotny palety.

Jak OurEdi zamienia PDF w gotowy dokument?

Nasz system działa jak cyfrowy tłumacz. Gdy zamówienie trafia na Twoją skrzynkę mailową, automat OurEdi skanuje treść pliku i wyciąga z niego kluczowe informacje: numery artykułów, ilości, daty dostawy oraz ceny. Nie musisz nic klikać. Dane płyną bez błędów prosto do bazy danych Twojego programu ERP. Wdrożyliśmy to rozwiązanie u lokalnego dystrybutora chemii budowlanej w Szczecinie i czas procesowania zamówienia spadł z 22 minut do zaledwie 14 sekund.

Ważne jest to, że system rozpoznaje specyficzne układy dokumentów od różnych odbiorców. Każda sieć handlowa czy większy sklep ma swój własny wzór faktury lub zamówienia. My konfigurujemy mapowanie tych danych tak, aby system wiedział, że 'Indeks klienta' to w Twoim magazynie 'Kod towaru'. To kluczowy etap, który zajmuje nam zazwyczaj od 4 do 9 dni roboczych przy nowym wdrożeniu. Dzięki temu unikasz chaosu w kartotekach, a stany magazynowe zgadzają się co do jednej sztuki.

W OurEdi nie bawimy się w skomplikowane systemy, których nikt nie rozumie. Ustawiamy i działa. Jeśli Twoja hurtownia dostaje około 83 zamówień tygodniowo, automatyzacja zwróci Ci około 48 godzin roboczych w skali miesiąca. To tak, jakbyś zyskał dodatkowego pracownika na pół etatu, ale bez konieczności opłacania składek i szukania biurka. Po prostu dane z maila stają się gotowym dokumentem ZK lub wz-ką w Twoim systemie.

Integracja z Subiekt GT i Comarch Optima

Większość małych i średnich firm w Polsce korzysta z rozwiązań od Insertu lub Comarchu. Nasz zespół, składający się z 5 specjalistów, doskonale zna strukturę tych baz danych. Wiemy, gdzie w Subiekcie GT ukryte są pola własne i jak poprawnie wystawić zamówienie od klienta, żeby nie zablokować stanów magazynowych. W maju 2024 roku zrealizowaliśmy projekt dla firmy z branży motoryzacyjnej, gdzie zintegrowaliśmy 12 różnych formatów PDF w jeden spójny strumień danych wpadający do Optimy.

Konkret, bez lania wody: nie musisz wymieniać swojego oprogramowania na nowe. OurEdi to nakładka, która łączy się z tym, co już masz. Wykorzystujemy bezpieczne połączenia SQL lub API, zależnie od tego, na co pozwala Twoja infrastruktura. W Szczecinie przy ul. Grodzkiej 12 mamy swoje stanowiska testowe, gdzie sprawdzamy każde mapowanie, zanim trafi ono na Twój serwer produkcyjny. Dzięki temu ryzyko przestoju w pracy biura wynosi praktycznie zero.

Nawiasem mówiąc, wiele firm boi się, że automatyzacja 'nadpisze' im coś w bazie. Spokojnie, nasz mechanizm najpierw tworzy dokument w trybie do edycji lub jako szkic. Pracownik może (ale nie musi) rzucić okiem na kwoty, zanim zatwierdzi zamówienie do realizacji. To daje poczucie kontroli, przy jednoczesnym pozbyciu się najbardziej uciążliwej części roboty, czyli wklepywania cyferek z klawiatury numerycznej.

Oszczędność 34 godzin miesięcznie w liczbach

Przyjmijmy realny scenariusz dla małej hurtowni: 118 faktur lub zamówień miesięcznie. Średni czas przepisywania jednej to 17 minut (uwzględniając sprawdzanie błędów). Daje to ponad 33 godziny pracy samego biura. Przy stawce godzinowej pracownika, koszt manualnej obsługi tych dokumentów to około 1600-1900 zł miesięcznie. Nasz system OurEdi przy takim wolumenie kosztuje ułamek tej kwoty, a czas pracy skraca się do zera, bo wszystko dzieje się automatycznie w nocy lub w momencie przyjścia maila.

W lipcu 2024 jeden z naszych klientów, dystrybutor opakowań, policzył, że dzięki nam uniknął 8 pomyłek w dostawach, które wcześniej zdarzały się regularnie. Każda taka pomyłka to nie tylko koszty paliwa, ale też irytacja klienta, której nie da się łatwo wycenić. Zamiast tłumaczyć się przez telefon, dlaczego przyjechało 10 kartonów zamiast 100, pracownicy biurowi mogą teraz zająć się aktywną sprzedażą i dzwonieniem do nowych kontrahentów.

Ustawiamy szybki i bezpieczny obieg danych, który jest odporny na urlopy czy choroby pracowników. System OurEdi nie bierze wolnego i nie męczy się o godzinie 14:00. Jeśli planujesz rozwój swojej firmy i chcesz obsługiwać więcej sieci handlowych, automatyzacja EDI jest jedyną drogą, by nie utonąć w papierach. P.S. Sprawdź swoje ostatnie 3 zamówienia – ile czasu zajęło ich wpisanie do systemu?

Automatyzacja zwraca średnio 34 godziny pracy biurowej miesięcznie przy zaledwie 118 dokumentach.